За рекламни, креативни и дигитални агенции

AI чатбот за агенция - RFP automation и LinkedIn lead routing за вторник 09:14

AI чатбот за агенция, който прави RFP automation на inbound brief-ове, квалифицира брандове срещу startups, route-ва LinkedIn lead-и от cold outbound DM-и към правилния pod lead, чете статус от Asana, Notion, Jira или Monday.com, и polite declines неподходящи RFP-и в гласа на агенцията. Account director-ът вижда само qualified new business, който си струва времето ѝ.

Вижте как работиВижте цените
0-80%
от inbound RFP-ите са bad-fit lead-ове
0-60
senior часа/месец губи 20-FTE агенция
0% vs 14%
win rate при 5-мин vs 24-часов RFP response
~0%
от brief-овете кацат извън office hours

Звучи познато?

Петте болки, които изяждат сутрешния календар на account director-а

Това не са „business challenges“. Това е вторник 09:14, отваряш new-business inbox-а в Notion, и виждаш 14 RFP запитвания от уикенда - 9 от LinkedIn DM, 3 от website форма, 2 forward-нати от founder-а.

14 RFP запитвания в inbox-а от уикенда

Пет tyre-kickers, три out-of-scope, два от competitor agencies, един Fortune 500 procurement RFI - и account director-ът има 90 минути преди първия chemistry call.

RFP overload при 20-FTE агенция

8-15 inbound RFP, RFI и pitch brief-ове на месец. Повечето не си струват петък следобед на старши strategist. DeepRFP, Inventive AI и Loopio пращат cold outbound по cold outbound за automation - сигнал, че болката е real.

Status въпроси, които прекъсват старши strategist-ите

Brand manager пише в WhatsApp за project status. Strategist-ът context-switch-ва насред pitch deck. 20 минути deep work изгубени per ping - 4-6 часа/седмица за producer-а.

After-hours new business отива при agency-то, което е отговорило пръв

40% от LinkedIn DM-и и inbound brief-ове кацат извън office hours. До понеделник, prospect-ът е брифнал три други shop-а и е резервирал chemistry calls.

AOR конфиденциален риск върху competing client brief-ове

Pepsi днес, Coca-Cola утре. Всеки AI без per-client isolation и AOR conflict screening е procurement non-starter - и NDA-флагнатата работа не може да се mix-ва между pod-ове.

Knowledge слой

Какво AI чатбот за дигитална агенция вече знае за shop-а ви?

Четири категории operational данни - service lines, retainer и project-fee bands, кой pod е на кой pitch, и коя работа е под NDA или MSA.

Service lines и team capacity

  • Service lines - brand, performance, web, content, video, earned, CRM, agentic marketing

  • Service lines, които изрично НЕ предлагаме (negative inventory) - TV media buying, link-buying

  • Sector specialisms - fintech, B2B SaaS, beauty, hospitality, DTC

  • AOR conflict screening - competitor-client списък

  • Гео покритие · production езици

  • Float / Forecast / Resource Guru capacity for pod next week - lead time до kickoff

Pricing и engagement политика

  • Минимален размер проект - auto-decline floor под €15k

  • Retainer bands (напр. €8k-€25k/месец, €40k+ AOR)

  • Fixed-fee project bands по service line

  • Day-rate / blended-rate карта по seniority - account director, brand manager, creative director, copy lead, стратег

  • Performance-fee, rev-share и mark-up политики

  • Условия на плащане · chargeback rate threshold · клиентско vs наше paper (MSA, SOW, NDA)

Pod структура и експертиза

  • Account director-и по sector и наличност

  • Старши strategist-и / planners по specialism

  • Creative director-и и ECD-та по craft

  • Performance leads · paid social · paid search · programmatic

  • Producer-и и content production екип

  • Pod lead наличност - кой е на pitch тази седмица (Float live feed)

Case studies и credentials

  • Работа индексирана по sector и по service line

  • Headline резултати - pipeline lift, share gain, awareness

  • Confidential vs public · NDA-флагната работа

  • Награди - D&AD, Cannes Lions, Effies, Webby

  • Партньорски certificate-и - Meta, Google, HubSpot

  • Press credentials - Campaign, AdAge, Drum, The Drum

Ако голямата ви болка е new-business pipeline-ът сам по себе си

По-широкият модел - pre-sales разговор през LinkedIn DM, website chat и WhatsApp, BANT qualification rules, и pipeline routing - живее на страницата за conversational marketing - написана за оператора, който знае, че pipeline-ът му тече. Това тук е agency-разрезът - heavy on RFP automation, LinkedIn lead routing и pitch deck автоматизация.

Реални разговори

Какво се случва, когато €180k брандов brief кацне в LinkedIn DM в 16:24?

Пет реални момента - Tuesday-morning RFP, LinkedIn DM за scope, retainer client status от Asana, заявка за кейс стъдита, polite decline на out-of-scope brief.

Вторник сутрин - inbound new-business RFP от website

Вторник · 09:14

·

Website new-business форма

Вторник 09:14 · website new-business форма · преди AD да отвори Notion-а

Hi - I'm head of marketing at [DTC beauty brand]. We're looking at a brand refresh + new e-comm site by Q4. Budget around €200k. Have you done similar work?
Здравей, Sarah - благодаря, че се свърза. Brand refresh + e-comm rebuild до Q4 при €200k е точно в нашия wheelhouse - три сравними проекта в DTC beauty последните 18 месеца (два под NDA, един мога да споделя на chemistry call). Най-подходящият pod lead е Емма, нашата account director за beauty + lifestyle - Float показва capacity четвъртък 14:00 или петък 11:00 за 30-минутна chemistry meeting. Да задържа ли един от слотовете? И за да дойде Емма prep-ната - два-три brand-а, чиято работа ви е впечатлила?

In-scope · in-budget · in-sector · chemistry call в Float календара на Емма · 47-секунден response · DeepRFP-style RFP automation

LinkedIn DM за scope - структуриран brief вместо open-ended question

Сряда · 22:48

·

LinkedIn DM

Сряда 22:48 · LinkedIn DM · founder на Series A SaaS · cold outbound reply

Hey - saw your work for [client X], love it. Quick one: how much would a brand refresh cost for a Series A SaaS?
Благодаря за DM-а - и за добрите думи за работата ни с [client X]. Ballpark за brand refresh на Series A SaaS обикновено е €45k-€90k в зависимост от scope-а. За по-полезен от ballpark, три бързи въпроса: (1) защо refresh сега - repositioning, fundraise round, нов пазар? (2) какво е в scope - verbal identity, visual identity, и двете, плюс website? (3) какъв е roughly timeline-ът? След това или ти изпращам по-точен range, или организирам 30 минути с Том, нашия strategy director.

Структуриран brief uловен · само range · LinkedIn lead routing към strategy director · 75 мин discovery call спестени

Status въпрос от retainer client - fetch от PM tool, summary, escalation

Сряда · 11:18

·

WhatsApp (споделен inbox на account director-а)

Сряда 11:18 · WhatsApp · brand manager на €18k/месец retainer client

morning! quick one - what's the status of the autumn campaign? need to flag at board tomorrow
Добро утро, Priya - есенната кампания върви по план за 14 октомври go-live. Creative е sign-off-нат по всичките шест execution-а, медиа планът е одобрен, и тази седмица сме в production. Два open item-а, които pod-ът flag-на в Asana: OOH placement листът трябва да получи финален sign-off от теб до петък, и държим 15-минутен sync следващата седмица за launch-day social плана. Да помоля ли Емма да изпрати one-pager за board pack-а, и да book-на 15-минутния sync?

Status от Asana · summary-ран · два action item-а · ~20 мин стратегически context-switch спестен · 0 cross-client leakage

Заявка за case studies - quaification преди да изпратим pitch deck-а

Петък · 15:32

·

Website case-study форма

Петък 15:32 · website case-study форма · може да е prospect или конкурент

Hi, can you share your fintech case studies? Looking at agencies for an upcoming project. Thanks.
С удоволствие. Три бързи context въпроса, за да изпратя най-релевантната работа, а не цялата library: (1) сте client-side, или ни оценявате като част от search consultancy или procurement процес? (2) това за конкретен предстоящ brief ли е, и ако да, какъв е roughly scope-ът и timeline-ът? (3) кой е служебният имейл - изпращаме tailored pitch deck там. (Ако още не сте готови да споделите context, изпращам публичния fintech reel вместо това.)

Soft qualification (client-side vs competitor vs procurement) · email уловен · routing към BD lead-а · публичен reel fallback · pitch deck автоматизация на standby

Out-of-scope decline - пазим brand-а, препоръчваме другаде

Четвъртък · 17:48

·

Website chat

Четвъртък 17:48 · website chat · TV media buying - не го правим

hi! are you guys able to help with TV media buying for a regional campaign? have a €400k budget and need to be on air in 5 weeks
Благодаря за съобщението - и това е добър бюджет за regional TV burst. Честният отговор: TV media buying не правим in-house (фокусираме се върху digital paid + brand-led campaign работа). С този timeline и brief бих ви насочила към два shop-а, които наистина уважаваме за regional TV - [Partner A] и [Partner B]. Да ви изпратя ли контактите им? И ако нещо brand-led или digital се появи покрай TV-то, ще се радваме да чуем за това.

Polite decline · onward referral · brand voice запазен · нула старши време · channel agreement-ите за partner referrals тригернати

Example

От agency founder

“Вторник сутрин ядеше account екипа ни. Seekadu сега triage-ва 14 RFP запитвания преди някой да отвори LinkedIn-а - когато влезем, само трите, които си струват, са flag-нати за chemistry call с правилния pod lead.”

Управляващ director

Независима creative agency · reseller pipeline към 12 SMB клиенти · София · 14 FTE

~22ч/мес

Senior time recovered (industry range)

Където реално кацат inbound brief-овете

Website chat + WhatsApp - двата канала, в които живее agency new business

Website new-business форма стреля в 09:14 вторник. Brand manager пише на account director-а в WhatsApp за status. LinkedIn DM-и (cold outbound и inbound) forward-ват в същия inbox. Един brand voice през всички тях - LinkedIn lead routing включено.
Website chat за агенция+
WhatsApp за агенция

Пускане в action

От „имам агенция“ до първи auto-qualified RFP - за около 15 минути

Общо: ~15 минути
01

Свържете website chat + WhatsApp Business

Това правите вие

Слагате snippet-а на сайта и authorise-вате WhatsApp Cloud API през официалния Meta flow. Без бан на номера. LinkedIn DM forward-ване се конфигурира paralelно.

~5 мин

02

Качете service lines + negative inventory

Това правите вие

Какво правите (brand, performance, web, video, agentic marketing). Какво НЕ (TV media buying, link-buying, enterprise SAP).

~5 мин

03

Задайте pricing-model KB и mark-up floor

Това правите вие

Минимален проект, retainer bands, fixed-fee ranges, day-rate карта, chargeback rate threshold. Seekadu връща само ranges, никога fixed price.

~5 мин

04

Конфигурирайте BANT / GPCT quaification rules + AOR conflict list

Това правите вие

Бюджетен праг, scope fit, sector, timeline. AOR conflict screening за competing brands. Channel agreement-и за white-label / reseller partners.

~5 мин

05

Настройваме RFP/RFI auto-response template-а

Това поемаме ние

Brand-voice acknowledgement, структурирани intake въпроси (8-question intake), decline-and-refer flow за out-of-scope, pitch deck автоматизация на standby.

~5 мин

06

Пускане

Това поемаме ние

Time-to-first-value под 14 дни от свързване на каналите до първото auto-qualified запитване, route-нато в правилния pod-lead Float календар.

~0 мин

Seekadu работи също за

Съседни индустрии със същия inbound-qualification модел

B2B service бизнесите споделят формата: inbound brief-ове, scope разговори, изтичане на senior време върху bad-fit lead-ове, after-hours pipeline. RFP automation playbook-ът се reapply-ва.

SaaS

Pre-sales разговор, demo qualification, и AE routing за B2B SaaS - без да горим sales-engineer часове върху tyre-kickers.

Имоти

Запитвания за имоти, viewing записване, и качествена квалификация на investor vs first-time buyer през WhatsApp и website chat.

Ecommerce

Pre-purchase въпроси, размери, наличност, и order-status разговори в каналите, в които клиентите вече ви пишат.

Осемте въпроса, които agency founder-ите задават първи

Формулирани както реален MD ги пише - pulled от живи SERP People-Also-Ask.

Когато сте готови да видите платформата отдолу

Вижте как AI customer платформата handle-ва RFP automation, LinkedIn lead routing, retainer client status от PM tool-а (Asana, Notion, Jira), pitch deck автоматизация и per-client AOR конфиденциалност - през всеки канал, който prospect-ите и retainer client-ите ви ползват.

Разгледайте AI customer платформатаВижте цените